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2. Tareas de edición El segundo grupo de opciones esta basado en la posibilidad que ofrece el sitio de cambiar, agregar o borrar cierta información con el fin de que sean los mismos usuarios registrados quienes mantengan actualizado el sitio con los últimos datos disponibles. Obviamente estas opciones de edición están limitadas por: nivel de información y nivel de acceso, es decir la información sujeta a cambio estará limitada a cierto contenido y no a la totalidad del sitio y por lo mismo los usuarios autorizados se hacen responsables de que la información sea idónea y por ende oportuna. Tales limitaciones se dan al dar accesos controlados a actores serios y responsables. Lo anterior no exime que se agregue información por parte de usuarios nuevos o considere que todos los usuarios desconocidos por ahora estén descalificados para hacer aportes interesantes, así que existen estas opciones que requieren lógicamente una verificación de datos muy detallada. Los procesos que permiten edición, eliminación y adición de información son: 2.1 Información de procesos y proyectos. 2.2 Información de actores y contactos. La mayoría de los procesos de edición son básicamente actividades sencillas en donde se agregan. Modifican o eliminan algunos datos. Vamos a examinar las dos opciones principales desde su presentación hasta la presentación de pantallas de respuesta. Información
de procesos y proyectos En el listado que se presenta por región SINA, además de los datos se dispone de tres botones básicos que están incluidos dentro de estas opciones. Estos botones son "editar", "borrar", "ver actores". Por simplicidad vamos a empezar explicando la opción de borrar. Ahora antes hemos de reconocer algo que es vital para el buen funcionamiento de este sitio y es la seguridad. Todas estas opciones pero especialmente "borrar" es una alternativa crítica que puede dañar información importante, así que todas estas opciones que modifican información están protegidas por una clave. ¿Cómo trabajan las claves? La forma más útil de utilizar las claves es asignándoselas a usuarios, para que sean éstos quienes puedan hacerse responsables de la información publicada. Ahora bien, para esto es indispensable pensar en que los usuarios seleccionados sean los más oportunos, por ello se pensó en asignar no claves a personas en las entidades sino a las entidades mismas. De esta forma, cada uno de los actores inscritos o que se inscriban en el futuro tendrán una clave para efectuar sus ingresos de información. Con tal clave el usuario se autoriza en el sistema y se le permite hacer varias tareas entre las cuales están las de la edición de proyectos. En el momento en que se añaden los proyectos a la base de datos, cada actor previamente autorizado, se registra como el actor principal, tal característica le permite hacer las tareas de edición, lo anterior no quiere decir que nuevos actores no puedan estar registrados como participantes en los procesos, más si se debe interpretar como que solo un actor puede modificar información. Esto pareciera una condicionante del trabajo, pero no es así, al contrario, es una oportunidad para que todos los actores interesados tengan que ponerse de acuerdo al momento de publicar información. Borrar Como decíamos la opción más simple es la borrar. El primer paso es el de elegir el proyecto o proceso sobre el cual se quiere trabajar, esto se hace a partir de la lista que vimos en la figura 7, en donde se listan por grupos de a ocho proyectos en orden alfabético. A partir de allí, se hace clic en el botón "borrar", desplegándose un formulario muy sencillo de registro (Fig.11), en donde se debe ingresar la clave del actor que registro el proyecto y quién es el único autorizado para borrar.
Una vez la clave ha sido comprobada, se permite o no el acceso. Si se niega, aparecerán las causas de tal negativa, pero por el contrario si se concede, se despliega una sencilla página de confirmación, en donde se informa el nombre del proyecto y se pregunta si esta seguro de quiere borrar todo el registro. Si el usuario quiere borrar el registro, hace clic en el botón y se borra todos los datos del registro. Editar
información. Una vez autorizados, se presenta un formulario completo con todos los datos del proceso o proyecto, empezando por el nombre y terminando en los links de los documentos anexos. (Fig. 12) Cada uno de los campos que se puedan editar, se acompaña de una casilla de texto, un área de escritura para los campos largos y un campo de archivo para los documentos anexos. Para editar cualquier dato, tan solo basta escribir en la respectiva casilla. Por el lado de los documentos vinculados, usted debe hacer clic en su respectivo punto hacer clic en el botón "examinar" y seleccionar el nuevo archivo. Hay que considerar dos cosas con los archivos anexos, la primera que solo habrá un archivo de descripción del proyecto el cual se puede actualizar todas las veces que se requiera y uno de avances, que podrá estar sujeto a la misma mecánica. Se hace así ya que se quiere evitar que los usuarios llenen de archivos viejos el servidor, disminuyendo el desempeño del sitio. Lo segundo es que solo se pueden anexar archivos en Word (.doc), Excel (.xls), Powerpoint (.ppt), Texto (.txt), Internet (.htm o html) e imágenes (.gif) y (.jpg). Intentar subir cualquier otro archivo será rechazado.
Una vez que usted haga los cambios deseados, haga clic en el botón "actualizar" y espere la respuesta notificando los cambios. Actores
asociados a cada proyecto
En la primera opción se despliega un formulario muy completo donde se le pregunta a los interesados los datos básicos del nuevo actor que se quiere agregar, estos datos no son añadidos directamente a la base de datos, por el contrario llenan una base de datos temporal que el administrador revisará para ingresar datos o no. Los datos expuestos aquí están sujetos a verificación dado que son actores nuevos y por ende no hay forma de autentificar sus identidad o responsabilizar a su remitente. El usuario obtendrá una página de respuesta en donde se le confirma que datos fueron recibidos y como se le remitirá una respuesta. La otra opción es una forma de inscribir actores existentes a cierto proyecto. En esta opción se presenta un menú desplegable con todo los actores disponibles y una casilla para introducir la clave del actor principal del proceso. Una vez se confirma la clave, se despliega una página de respuesta afirmativa o negativa según sea el caso. Ingresar
un nuevo proyecto junto con un nuevo actor.
Los datos que se solicitan llenan una base de datos temporal, que el administrador consulta con el fin de verificar qué proyectos y quienes los quieren inscribir. Una vez éste verifica los datos telefónicamente o de otra forma, ingresa tanto el proyecto como la información del actor a la base de datos. Una vez se ingresan los datos por parte del administrador, estos estarán disponibles para ser consultados, editados y demás, además de los datos del actor. Una vez un nuevo actor se registra con un primer proyecto puede registrar más proyectos o procesos o puede participar en los procesos y proyectos de los demás. Opciones
de edición de actores y contactos. Tanto los actores como los contactos presentan información de ubicación, para poder hacer los respectivo enlaces entre actores y por ende facilitar los procesos de concertación regional. Como se vio antes en esta guía se dispone de un listado de actores organizados por regiones SINA, en donde se listan de acuerdo a su nombre. (Fig. 8) En esta figura puede verse que cada nombre de actor viene acompañado por cuatro opciones de trabajo. Borrar
el actor Editar
los datos del actor Contactos Retomando las opciones de edición de las que se dispone en esta vista son dos básicamente, ingresar un nuevo contacto y borrar uno viejo. Al hacer clic en cada una de estas opciones se despliega una ventana de verificación de contraseña y después para borrar un mensaje de confirmación y para añadir una forma con los tres campos que se quieren agregar. Una vez aceptado, el sistema quita los contactos o los añade, usando los datos que se ingresan. Por último en este grupo se ofrece la opción de añadir un proceso o proyecto. Al hacer clic en el respectivo botón, se despliega una pantalla de verificación, en donde se solicita la clave del actor. Si se introduce satisfactoriamente, el sistema le muestra al usuario un formulario con todos los campos del nuevo proceso o proyecto. Hay que decir que al contrario de cuando se añade un proyecto o proceso siendo un actor nuevo, en este punto los datos del proceso no se verifican por nadie, ya que son responsabilidad del actor que los inscribió. Una vez se completan los datos y se hace clic en el botón de "ingresar" los datos se suman a la base de datos del sitio de las ecorregiones estratégicas regionales. Cualquier duda en cuanto al funcionamiento de este sitio favor contactar a cramirez@minambiente.gov.co o a cchacon@minambiente.gov.co Dudas técnicas referirlas a nicorey2001@yahoo.com. Este sitio fue realizado con información del Ministerio del Medio Ambiente y el IDEAM, la realización técnica de Nicolás Rey G. Y el apoyo de la SECAB, Secretaría del Convenio Andrés Bello.
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